Dinámicas y protocolos para el registro de experiencias y proyectos

Cápsula 6 de 10

Con las anteriores cápsulas hemos visto herramientas y modelos de referencias para la gestión de comunidades; en esta cápsula os queremos hablar de las prácticas y los protocolos que nos pueden ayudar a registrar el trabajo desarrollado a lo largo de todo un proyecto.

Estamos convencidos que registrar y documentar lo que hacemos tiene una doble utilidad, por un lado aporta robustez y transparencia al proyecto y por otro lado supone la base para transmitir conocimiento útil para todos aquellos agentes que volverán a trabajar en el mismo territorio o en territorios con problemáticas parecidas.

Para presentar este tema os vamos a contar como se desarrollaría todo el proceso en un proyecto real. Así que nos vamos a trabajar en un territorio donde la principal actividad económica es el pequeño comercio.

Este territorio tiene muchos problemas, tiene un potencial muy grande por su capacidad de atraer clientes desde un área de escala metropolitana, sin embargo no está estructurado y organizado para acoger a esos clientes. La falta de cohesión y dialogo entre los pequeños empresarios impide poder establecer medidas colectivas para mejorar la situación y tener un dialogo constructivo con los otros agentes que viven ese territorio y las instituciones que lo gobiernan.

Para conocer la opinión de esos comerciantes lo primero es ir a intrevistarles. Para simplificar el registro de la información grabaremos las entrevistas con una camara de video digital.

Lo que hay que tener en cuenta es el formato de la información y como vamos a trabajar con ella. Las personas pueden expresar muchas opiniones más o menos complejas así que tendremos que tener claro como vamos a sacar información útil.

Para empezar podemos crear categorías en base a problemas, soluciones o al tipo de personas entrevistadas. Asignar a cada entrevista diferentes categoría ya es una manera de tener una visión rápida de lo que preocupa a la gente.

Si se quiere más precisión se puede hacer un resumen escrito de cada entrevista o incluso transcribir toda la entrevista.

Posiblemente antes de hacer las entrevistas dispondremos de un análisis de expertos en que ya estarán identificados los principales problemas. Gracias a ese análisis creamos una lista de temas que usaremos para clasificar las entrevista según las vayamos grabando.

Es posible que avanzando en el proceso, detectemos nuevos temas que no estaban reflejados en el análisis previo, en ese caso añadiremos nuevas categorías a la lista.

Nos preparamos una lista de unas pocas preguntas para los comerciantes. La idea es que las preguntas sean las mismas para todos y que no sean muchas por dos razones: por un lado para que el tiempo no sea un obstáculo a la hora de conseguir entrevistados y para no generar demasiado contenido que hay que procesar a continuación.

Esta reflexión nos lleva a otro importante concepto. Estas entrevistas nos permiten conocer a muchas personas. Cuando tengamos ya unas cuantas aprenderemos a reconocer aquellas personas que realmente aportan mucha información útil y además consiguen reflejar la situación en la que están operando al mismo tiempo que conseguir el respeto y reconocimiento por una comunidad más amplia de personas.

Cuando detectamos esas personas es importante poder tener su contacto y volver a entrevistarle, esta vez profundizando muchísimos más en las preguntas.

Vamos ahora a la entrevista

Como primera pregunta lo más apropiado suele ser pedir al entrevistado que se presente, mientras que lo más útil para acabar es dejar dejar libertad para añadir cualquier comentario que no haya podido hacer contestando a las preguntas anteriores.

En nuestro caso la entrevista va a tener estas preguntas:

¿Te puedes presentar especificando cual es tu negocio?

¿Cuales son tus principales problemas para que tu negocio mejore y prospere?

¿Como lo cambiarías y con quién?

¿Quienes son tus clientes y de donde crees que vienen?

¿Quieres añadir algo más?

La idea es que las dos primeras preguntas se puedan usar para hacer una recopilación rapida del trabajo. Por ejemplo para un taller o un proceso interno de evaluación sobre el avance de proyecto puede ser muy útil juntar en un único vídeo todas las respuestas a esas dos preguntas. Hay herramientas como Picas que nos permiten generar este tipo de documentos de una forma muy rapida e intuitiva.

Más arriba aconsejamos usar una cámara digital, por muchas razones. La ventaja principal es que trabajar, almacenar y difundir documentos digitales es hoy en día mucho más practico y rápido que trabajar con documentos analógicos.

Pero hay más, cuando grabamos con cámara digital, cada entrevista se queda guardada en un archivo separado, con lo cual será más facil archivar todo el material sin necesidad de tener que editar los videos.

Es cierto que a este punto para simplificar al maximo el proceso es útil tener cuidado con algunos detalles.

Lo que más problemas puede dar suele ser el sonido. Puede que la camera no tenga un buen micrófono y que no se oiga bien la persona entrevistada o que los ruidos de fondos cubran la voz del quién habla. Para evitar este problema podemos utilizar un microfono externo. Si la cámara no admite un micrófono externo, entonces es importante tener cuidado en elegir lugares no ruidos y tener bastante cerca la camara a la persona entrevistada.

Vamos ahora a otra situación

Organizamos un taller con los lideres locales, detectados durante el proceso de las entrevistas.

Un taller es un momento de encuentro espacial, donde las emociones y los enfrentamientos son muy presentes. El tiempo que los participantes le dedican es muy valioso; documentar y dar visibilidad a la participación de cada uno puede ser un punto fuerte para el exito del taller y de todo el proceso.

Un protocolo muy sencillo para registrar y documentar un taller es el de hacer fotos durante el taller a cada uno de los participantes y en diferentes momentos: fotos grupales y primer planos.

A final de un dia se puede juntar todas las fotos en un pequeño video y proyectarlo para que todos puedan revivir en pocos segundos todo el proceso.

Una herramienta que permite hacer estos videos en muy pocos pasos es Google Picasa, es gratuito y fácil de usar.Siempre en este mismo escenario suele ser muy efectivo hacer minientrevistas a los participantes del taller.

Teniendo presente el cuidado sobre el ruido y el lugar en el que se hacen las entrevistas, puede funcionar muy bien reservar un pequeño espacio aislado y dedicado solo a las entrevistas. Incluso puede estar bien acondicionar un poco el espacio con carteles de fondo en el que aparezca claramente el titulo del taller o del proyecto y los logos de las instituciones involucradas.

El protocolo a seguir puede ser acercarse a cada participante y pedirle cinco minutos de su tiempo para grabar una entrevista. La preguntas pueden estar relacionadas con el tema del taller y también sobre el desarrollo del mismo. Es decir que puede ser útil preguntar sobre que le está gustando y que no le está gustando del propio taller.

Las entrevistas se pueden ir grabando a lo largo de todo el desarrollo del taller. En caso de ser un taller de varios días puede ser interesante entrevistar dos veces a todos los participantes, a principio del taller preguntando sobre lo que se espera y una vez acabado el taller preguntar sobre que le ha parecido.

Algunas de las entrevistas del principio se pueden proyectar durante el taller para visualizar un poco cual es la motivación general sobre el proceso en marcha.

Para acabar podemos ipotizar otro escenario en el que las personas involucradas en un proyectos o que forman parte de una misma comunidad, viven lejos y tienen pocas oportunidades para juntarse fisicamente.

Para que la gente se conozca mejor, en ese caso puede ser muy útil grabar auto-entrevistas de presentación.

El protocolo a seguir puede ser el siguiente:

  1. Entrar al site de youtube http://www.youtube.com/
  2. Si tienes una cuenta de Gmail puedes acceder al servicio de youtube en este link sino te puedes dar de alta en este link
  3. Si tienes un ordenador o computador con cámara web puedes grabar tu entrevista en youtube a través de los siguientes pasos:

3.1 ir a subir vídeos

3.2 ir a grabar con cámara web

3.3 te recomendamos realizar algunas pruebas de uso, si tienes problemas mira este

vídeo tutorial

3.4 si estas listo .. hagamos la autoentrevista

 

  1. Presentate
  2. Contesta a las preguntas
  3. Aporta tus conclusiones personales sobre los temas tradados en las preguntas
  4. Por último asegurate que quede registrado en youtube el vídeo y envianos a este mail la URL para compartirlo y subirlo en nuestros canales sociales.

 

Para entender mejor os dejo mi auto-entrevista, grabada siguiendo el protocolo que acabamos de leer como ejemplo.

 

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